Pagal apskaitos kaupimo principą pajamos ir išlaidos skaičiuojamos tada, kai jos yra uždirbamos. Tai skiriasi nuo apskaitos grynaisiais pagrindais, kai jos pateikiamos, kai grynieji pinigai iš tikrųjų įeina ir išeina iš verslo. Daugelis buhalterių laiko kaupiamosios apskaitos metodą geresniu pelningumo įvertinimu pelno (nuostolių) ataskaitos tikslais.
Daugelis bendrovių kaupimo principais pagrįstą apskaitą naudoja kaip įprastinę apskaitos praktiką, nors ji yra sudėtingesnė ir subjektyvesnė nei grynųjų pinigų apskaita. Dauguma kompanijų turi tam tikras atidėtų mokėtinų ir gautinų sumų formas, pvz., Pardavimus kreditams ar projektus, iš kurių gaunamas pajamų srautas per ilgą laikotarpį. Šie įvykiai daro realų poveikį įmonės veiklai, net jei grynieji pinigai iš karto negaunami.
Pvz., Įmonė, kuri parduoda baldą ant kreditų, įrašo pardavimą iš karto, o ne po to, kai pagaliau buvo gauti visi mokėjimai. Kai mokėjimai buvo gauti prieš suteikiant paslaugą arba prekė faktiškai buvo sumokėta ir pristatyta, kaupimo principo apskaitos metodas šį įvykį traktuoja kaip įsipareigojimą. Bendrovė pajamas pripažįsta tradiciniu būdu tik tada, kai yra gautas visas mokėjimas.
Beveik visada kaupimo principo apskaitoje sąnaudos pripažįstamos remiantis susijusių pajamų pripažinimu. Tai vadinama atitikimo principu. Šis principas, kurį diktuoja visuotinai priimti apskaitos principai (BAP), taikomas tiek parduodant prekes, tiek teikiant profesionalias paslaugas. Be to, finansinės ataskaitos atskleistų labai mažai naudingos informacijos, nes skaitytojai neturėtų tikslaus turto ir įsipareigojimų įvertinimo.
Kai sandoris įrašomas per vieną ataskaitinį laikotarpį, tačiau grynosios pajamos faktiškai negaunamos iki vėlesnio ataskaitinio laikotarpio, buhalteriai tai vadina sukauptomis pajamomis. Panašiai sukauptos išlaidos yra susijusios su tomis išlaidomis, kurios patiriamos per vieną laikotarpį, bet apmokamos per kitą laikotarpį. Kaupimo principas apskaitai yra privalomas visoms įmonėms, kurios tvarko atsargas. Tiems, kurių pardavimai mažesni nei 10 milijonų USD, gali būti naudojamas mišrus kaupimo ir pinigų apskaitos metodas, jei pardavimo, pirkimo ir atsargų straipsniams naudojamas kaupimo metodas.
Įmonių programinė įranga, tokia kaip „QuickBooks“, tapo ypač populiari įmonėms ir asmenims. Nors daugelis rengia ir grynųjų pinigų, ir kaupimo principo ataskaitas, numatytasis nustatymas beveik visada yra kaupiamasis.
Nors kaupimo metodas tiksliau parodo verslo pajamų trūkumus, tačiau taip pat tampa sunkiau žinoti, kiek grynųjų yra kasoje. Įmonės, kurios atidžiai nestebi savo pinigų srautų atskirai nuo kaupimo apskaitos, gali susidurti su rimtomis pinigų srautų problemomis. Tai ypač svarbu verslui, kuris labai priklauso nuo kredito sąskaitų ir atidėtų mokėjimų iš savo klientų.
