Finansų pasaulis tapo labai konkurencinga darbo vieta. Nors vieną dieną yra tik 24 valandos, kaip sakoma, laikas yra pinigai. Todėl efektyvus laiko valdymas yra konkurencinis pranašumas kiekvienam finansų specialistui, norinčiam tapti produktyvesniam ir padidinti kokybišką laiką, praleistą nuo darbo.
Tačiau yra daugybė blaškymosi, galinčių jus išlaikyti darbe ilgiau, nei būtina. Skaitykite toliau, kad sužinotumėte apie kai kuriuos iš šių įprasto laiko eikvojimų ir sužinotumėte apie keletą laiko valdymo patarimų, kurie padės nuveikti daugiau darbų per trumpesnį laiką.
Juodoji skylė
Yra įvairių laiko švaistytojų, kurie gali sumažinti produktyvumą. Pavyzdžiui, finansų profesionalai amžinai vilioja daugiafunkcinius uždavinius. Tarkime, kad esate patarėjas, o trečiadienio rytą nuo 8:30 iki 10:00 jums pavyks atlikti šiuos veiksmus:
- Dirbate skaičiuoklėje, bet sustokite, kai jums trukdo du nauji el. Laiškai, tada išsiųskite šešis el. Laiškus iš eilės, po to patikrinkite kolegijos draugo vestuvių nuotraukas „Instagram“, tada priimkite įmonės socialinį kvietimą per „Slack“ žinutę, Prieš nukreipti du netikėtus potencialių klientų skambučius, ir, galiausiai, priversti staiga suskambėti, kai jūsų vadybininkas sustoja, kad primintų, kad pavėlavote į darbuotojų susitikimą penkias minutes.
Ar tai jums skamba kaip tipiškas rytas? Jei taip, ypač jei dirbate profesinėje aplinkoje, pavyzdžiui, privataus kapitalo įmonėje ar investiciniame banke, turbūt esate prasčiausio lygio, palyginti su savo bendraamžiais.
Po penkerių ar dešimties metų nuo šiol niekas neprisimins, neprižiūrės ir nepamaišys visų jūsų užimtų darbų. Ar pasauliui būtų rūpėję, jei Tomas Jeffersonas baigė daug popierių maišyti, bet niekada nepadėjo parašyti Nepriklausomybės deklaracijos? Tas pats yra jūsų darbe - jūsų organizacija vertina būtiną darbą ir šedevrus, o ne užimtumą.
Planavimas
Kiekvieną sekmadienio popietę užpildykite būsimos savaitės „daryti“ sąrašą, naudodami programą ar žiniatinklio paslaugą, kuri sinchronizuojama visuose jūsų įrenginiuose. Pabrėžkite elementus, kurie yra be galo svarbūs jūsų sėkmei darbe ir asmeniniame gyvenime. Neišryškinti tikriausiai yra dalykai, kuriuos galite perduoti, atidėti ar jų išvengti.
Finansų srityje svarbiausi rezultatai yra ataskaitos ar tyrimai, kurie turi būti tikslūs ir pateikti iki nustatyto termino. Jūsų organizacijai tarnaujama geriau, jei sutelkiate dėmesį į šių ataskaitų kokybės gerinimą, o ne paprasčiausiai atlikite deramą darbą su jomis, kad galėtumėte atlaisvinti laiko svarbiausiems dalykams (pvz., Atsakyti į mažai prioritetinius el. Laiškus ar dalyvauti ilgą laiką) -vyrinis susitikimas).
Panašiai, dešimt minučių prieš išeidami iš darbo kiekvieną dieną, užbaikite kitos dienos veiksmų sąrašą ir sunumeruokite juos pagal svarbą ir prioritetą. Vėlgi, nuolat klauskite savęs visų dalykų, kurių jums tikrai nereikia daryti, - dalykų, kurie neatitinka tam tikro produktyvumo slenksčio.
(Taip pat žiūrėkite „Raskite savo nišą finansų pramonėje“.)
Daugiafunkcinis darbas
Sėkmė finansų srityje sietina su sugebėjimu visada įgyvendinti svarbius ir neatidėliotinus rezultatus. Kokia yra svarbiausia informacija ir duomenų taškai, kuriais remiasi jūsų finansų vadovai? Ką galite pristatyti, kad padėtumėte savo organizacijai ir (arba) klientams laimėti? Ar tai apima laiku pateiktą audito ataskaitą, tikslius siūlomo projekto grynosios dabartinės vertės apskaičiavimus ar užtikrinimą, kad „Excel“ formulės sudarytų tinkamas suvestines sumas?
Dienos pabaigoje niekam nerūpi visi el. Laiškai, kuriais apsikeitėte, socialinio klubo susitikimai, kuriuose dalyvavote, ar chronologinis katalogų aplankas jūsų kabinete. Daugialypis užduočių vykdymas neleidžia asmenims atsisakyti visų geriausių rezultatų, kurių darbdaviai iš jų tikisi.
Pirmiausia atlikite svarbius, sunkius, skubius ir didžiausios vertės veiksmus. Finansų sėkmė gali būti susijusi su metodų, kuriais vadovaujatės atlikdami užduotis, paprastumu. Tai gali atrodyti žiauriai paprasta gerai perskaitytam ir netyčiniam neseniai baigusiam studijas, tačiau darykite vieną dalyką vienu metu ir nesustokite, kol jis nebus baigtas. Jei jūsų užduotys yra susijusios su ilgalaikiu projektu, suskirstykite jį į trumpesnio laikotarpio tikslus ir pabaigkite anksčiau laiko. Kaip sakė Henris Fordas, „nieko nėra ypač sunku, jei padalytumėte jį į mažus darbus“. Atlikdami veiksmus nuo pradžios iki galo pašalinsite brangų neveiksmingumą, nes jums nereikės nuolatos pradėti iš naujo ir iš naujo kalibruoti skirtingus, nesusijusius elementus.
(Suraskite specialistams skirtas finansinės karjeros galimybes).
Pašto dėžutę
Gautieji yra pagrindinis laiko švaistiklis. Jei dauguma jūsų el. Laiškų yra nesusiję su jūsų artimiausiomis užduotimis, tuomet jūs savo dieną užpildote informacija apie šiukšles.
Norėdami to išvengti:
- Nustatykite iš anksto nustatytą laiką el. Pašto tikrinimui ir patikrinkite gautuosius ne daugiau kaip tris ar keturis kartus per dieną. Sukurkite elektroninių laiškų, kuriuos turėtumėte gauti, aplanką po darbo valandų, bet jie nėra skubūs. Šis aplankas ypač naudingas norint grįžti prie svarbių užklausų, kurios gali palaukti kelias darbo dienas, kol gausite atsakymą iš jūsų. Darbo dienos metu siųskite tik svarbiausius el. Laiškus. Nors svarbu išlikti atnaujintam savo grupės viduje, didelę laiko dalį gali iššvaistyti nepatyrę ar mažiau drausmingi kolegos, kurie užtvindo jūsų pašto dėžutę nereikšmingomis žinutėmis. Galite sumažinti šių tipų el. Laiškus neatsakydami į su darbu nesusijusius el. Laiškus. Prieš išeidami iš darbo, išvalykite gautuosius. Tai galite padaryti sukurdami su projektu susijusius aplankus, kuriuose galite pastatyti su konkrečiomis problemomis susijusius el. Laiškus. Jei nelaikysite gautų laiškų aplanko, sutaupysite laiko, nes pašalinsite nepagrindinius pranešimus. Jei yra daiktų, į kuriuos būtinai reikia atkreipti dėmesį per artimiausias kelias valandas ar kitą dieną, įdėkite juos į skubų aplanką.
Kiti laiko taupymo patarimai
Sekite, kiek laiko jūs eikvojate
Sukurkite paprastą skaičiuoklę, leidžiančią įvesti numatomą laiką, kurį praleidote dėl smulkmenų. Darykite tai kasdien. Ugdydami ir išlaikydami šį įprotį, mokysitės atpažinti nesvarbius dalykus, kai su jais susidursite.
Apdorokite popierinius dokumentus tik vieną kartą
Kai jie bus apdoroti, galėsite juos pateikti, pateikti arba atsikratyti.
Tiesioginė žinutė jūsų kolegoms
Pasivaikščiojimas po savo biurą ar tarp skyrių gali kainuoti kelias valandas per savaitę - ir mes žinome, kiek tai kainuoja kasmet. Jei tai nėra svarbus ar sudėtingas dalykas, tiesioginių pranešimų naudojimas per įmonės pranešimų sistemą ar patvirtintą žiniatinklio paslaugą dažnai yra efektyvesnis būdas greitai gauti atsakymus į įvairius klausimus.
Žinokite, kur viskas yra bet kuriuo metu
Tai apima tiek elektroninę, tiek popierinę informaciją. Jei vertinate savo laiką, nešvaistykite jo ieškodami dalykų.
Atskirkite savo užduotis į keturias kategorijas:
-
Skubūs ir svarbūs - tokie kaip finansinės ir apskaitos ataskaitos su griežtais ir artėjančiais terminais.
Ne skubu ir svarbu - pvz., Tinklų kūrimas jūsų finansų grupėje, mokymo kursai ir kt.
Skubūs ir nesvarbūs - pvz., Atsitiktiniai pranešimai iš gautų laiškų aplanko ir „užsiregistruoti numatytos datos“ klubo susitikimams.
Ne skubu ir nesvarbu - pavyzdžiui, dešimties minučių pokalbiai automatų parduotuvėse, fantazijos futbolo patikrinimas ir pan.
(Akivaizdu, kad turėtumėte kuo daugiau dienos praleisti pirmajai kategorijai.)
Delegatas, Delegatas, Delegatas
Būtent tai atsiskirs nuo jūsų paketo, kai judėsite aukščiau organizacijos. Atlikite užduotis, kurias galite atlikti tik jūs . Tobulindami savo laiko valdymo įgūdžius, netrukus turėsite paskirtas tiesiogines ataskaitas. Paskirkite užduotis, kurių jums nereikia, kiek įmanoma daugiau atlikti su savimi. Turėtumėte daryti tik tuos dalykus, kuriems būtinai reikia jūsų dėmesio ar patirties.
Nesitvarkykite savo asmenybės
Finansų specialistai turėtų turėti laiko valdymo įgūdžių, tačiau taip pat turėtų turėti žinių ir geros valios su vidiniais kolegomis ir išorės bendruomene. Susitelkimas tik į laiką gali atrodyti abrazyvus, o tai atstumia daugybę žmonių, kai jie yra šalia tavęs, įskaitant socialinę ir verslo plėtros aplinkybes. Jei nesate atsargūs, apmąstysite, kad esate laiko valdymo guru, tačiau visiškai nesužinosite apie „socialinio idioto“ antspaudą ant kaktos.
Bendravimo, lyderystės ir verslo plėtros įgūdžiai yra tokie pat svarbūs kaip laiko valdymo įgūdžiai. Finansų specialistams keliant karjerą aukščiau, vien laiko valdymo įgūdžių nebepakaks, kad padėtų jiems patekti į kitą lygį (ty vykdomąjį lygmenį).
Esmė
(Norėdami sužinoti daugiau, skaitykite Finansinis efektyvumas: analitiko vadovas laiko valdymui.)
