Smulkaus verslo, turinčio nedaug operacijų, išmintingas verslo savininkas gali naudoti „Excel“ kaip apskaitos programinės įrangos pakaitalą. „Excel“ turi visas priemones, reikalingas pagrindinei knygai sukurti ir prižiūrėti, tačiau tam reikalingas tvirtas pagrindinės apskaitos supratimas ir dėmesys detalėms. Verslo savininkams, kurie nėra tikri, ar jie pasirengę ar turi išteklių investuoti į apskaitos programinę įrangą, „Excel“ gali būti gera vieta pradėti tvarkyti apskaitos dokumentus, kol bus įsigyta apskaitos programinė įranga.
„Excel“ kaip pagrindinio knygos naudojimas
Paprastoje apskaitos sąrankoje pirmiausia turėtų būti operacijos datos, operacijos aprašymo ir nuorodos numerio, pavyzdžiui, sąskaitos faktūros ar čekio, stulpeliai. Kituose stulpeliuose bus išvardytos visos sąskaitos, kurios bus naudojamos per metus. Atidžiai pagalvokite apie paskyrų pasirinkimą, nes vėliau bus sunku grįžti ir atlikti pakeitimus. Iš kairės į dešinę pirmosios išvardytos sąskaitos turėtų būti pelno (nuostolių) ataskaitos, pradedant nuo pajamų ir baigiant išlaidomis. Kitas bus turto sąskaitos, tada įsipareigojimų sąskaitos ir galiausiai nuosavybės sąskaitos.
Didžiąją knygą naudoja dvigubo įrašo buhalterija, norėdama sekti visus įmonės sandorius, ir prieš pradedant naudoti „Excel“ kaip pagrindinę knygą, svarbu gerai išmanyti šią sąvoką.
Kas yra dvigubo įrašo buhalterija?
Jei tai yra nauja įmonė, pirmas sandoris greičiausiai bus į įmonę investuota nuosavybė. Tarkime, kad verslininkas, vardu Džeinė, nusprendžia atidaryti mašinų parduotuvę. Ji turi 750 000 USD santaupų, kad galėtų pradėti verslą, ir atidaro verslo patikrinimo sąskaitą lėšomis.
Naudodama dvigubo įrašo buhalterinės apskaitos koncepcijas, Jane žino, kad ši operacija padidins įmonės grynųjų pinigų sąskaitą (debeto įrašas) ir bus kompensuota padidinus savininko nuosavybės sąskaitą (kredito įrašas). Šioje „Excel“ sistemoje visi debeto įrašai turėtų būti registruojami kaip teigiamos vertės, o visi kredito įrašai - su neigiamomis vertėmis.
Šiame pavyzdyje Jane pirmoje skaičiuoklės eilutėje turėtų įvesti operacijos datą ir aprašą, pvz., „Kapitalo investicija“. Tada ji pateiks teigiamą 750 000 USD įnašą į skaičiuoklės „grynųjų“ sąskaitos stulpelį ir neigiamą 750 000 USD įnašą į skaičiuoklės stulpelį „nuosavo kapitalo“ sąskaita. Norėdami patikrinti skaičius, Džeinė turėtų naudoti sumos formulę, kad įsitikintų, jog visi kiekvienos eilutės įrašai yra lygi nuliui dolerių.
Iš ten Jane toliau įves eilutę kiekvienai operacijai. Jei ji perka įrangą iš įmonės grynųjų pinigų, Džeinė įveda operaciją, norėdama parodyti debeto arba teigiamą įrašą į „įrangos“ sąskaitos stulpelį, o kredito arba neigiamą įrašą - į „grynųjų“ sąskaitos stulpelį. Jei ji klientui parduoda apdirbimo paslaugas, ji įrašytų kreditą į „pajamų“ sąskaitą, o debetą - į „nuosavybės“ sąskaitą.
Galiausiai visos sąskaitos stulpelių suma turėtų būti sudedama skaičiuoklės apačioje. Visų pajamų sąskaitų sumą galima sudėti, norint apskaičiuoti dabartines grynąsias pajamas. Kitus stulpelius galima sukonfigūruoti, kad būtų galima apskaičiuoti, pavyzdžiui, bendrą turtą, visus įsipareigojimus ir bendrą nuosavybę.
